【自社事例】組織の壁を取り払うために行った2つのコミュニケーション施策

はじめに

部門間でのコミュニケーションや、チーム間コミュニケーションなど、いわゆる「組織の壁」またはセクショナリズムに悩んでいる組織も多いと思います。このような「組織の壁」の問題が深刻化してくると事業運営に好ましくない様々な弊害が出てくるため、早めの対処と予防をしたいものです。

そこで今回は、組織の壁を超えた円滑なコミュニケーションのヒントを得ることができるよう、弊社で行っている部門間のコミュニケーション施策をご紹介します。

以下のような方におすすめの内容です。

・部門間/チーム間コミュニケーション施策のヒントが欲しい

またセクショナリズムの概要やそれにより発生する弊害などを知りたい方は以下の記事をご覧ください。

セクショナリズムの2つのタイプとは？弊害と原因への5つの対策を解説

それでは内容をみていきましょう。

組織の壁を超えるために取り入れたコミュニケーション施策

では、ここから弊社で組織の壁を超えるために取り入れたコミュニケーションをご紹介します。

弊社の場合、部門を超えたコミュニケーションと同時に、メンバー全員にバリューの浸透も行いたいと考えていました。そのようにコミュニケーションと自社のバリュー浸透が同時に行うため、弊社では以下のコミュニケーション施策を実施しました。

slackでのバリュースタンプ

slackでのバリュースタンプとは、slack上で弊社のバリューに沿った行動した時にメンバーからメンバーへバリュースタンプを送り褒め合う仕組みです。

slackでは自分たちでスタンプが作れるのバリューのスタンプを以下のような形で作成しました。

バリューの内容をスタンプにしただけなのですが、それぞれ以下のような意味になります。

・結果：結果を出す
・細部に神：細かいところまで手を抜かない
・新しい最善：常に目の前の当たり前を疑い、新しい最善を考え主張する
・全身機能：組織のことを考え、自分の守備範囲外の仕事も積極的に行う
・爆速：スピード感を持って仕事を完了させる

各々仕事を完了した際にslack上で報告し、上記のバリューに沿った仕事や行動であれば他のメンバーが該当するバリュースタンプを押していくという仕組みです。

この時、slackのチャンネルは基本的に部門関係なくみれるようにしています。こうすることで営業部のメンバーがエンジニアの仕事を見ることができたり、エンジニアのメンバーが営業の仕事を見ることができたりします。バリュースタンプ自体も積極的に送ることを是としているので、部門を超えたスタンプの送信もOKです。

また、このバリュースタンプを機能させるために「ホメルくん」というツールもslackと連携させています。

ホメルくんは特定のスタンプの使用に反応して自動的に褒めてくれるツールであり、弊社では上記のバリュースタンプが使用されるとそれに反応して褒めてくれるように設定しています。

朝礼での情報共有

バリュースタンプ以外にも、メンバーが朝礼で情報共有を行う時間を取っています。具体的には、本日行う仕事を部門を超えて共有することにしています。これにより、各メンバーが他のメンバーの仕事に興味を持つこと、各部門の進捗具合を確認することを目的にしています。また、質問があればその都度質問をしても良いことにしています。

それぞれの施策の良い点と悪い点

現状も続けている上記の施策ですが、運用してみて感じた良い点と悪い点があります。最後にそれぞれの施策の良い点と悪い点をご紹介します。

バリュースタンプでの良い点と悪い点

バリュースタンプでの良い点は、バリューに沿った行動がスタンプによって可視化されるという点です。

長期的に見ると大切な仕事であっても、短期的にKPIに直接影響しない仕事は後回しにされがちです。バリュースタンプを運用することで、そのような長期的な視点で見ると大切な仕事でもバリューに沿った行動であれば評価されるため、KPIに直接的に影響しない仕事も以前よりは積極的に行われるようになりました。

また、ホメルくんは月に一回誰がどのくらいどのバリュースタンプを獲得したかを集計し褒めてくれます。これにより、メンバーそれぞれが誰がどのようなバリューを体現して行動しているのかが可視化されていく点も組織にとってプラスに働いています。

反対にバリュースタンプでの改善すべき点はスタンプを押すメンバー、押してもらえるメンバーが偏ってしまうこと。これは単純に怠慢であったり、忙しくて他の人の業務まで見ることができなかったりといったことが原因です。

また、部門が違い専門的で仕事内容が理解できない領域の場合、どのバリューに寄与したのか判断ができないためバリュースタンプが押しづらいという課題もあります。このような理由からバリュースタンプに取得に差が出ていきます。

このような状態が続くとバリュースタンプを押しても、自分の業務に関してバリュースタンプが押されないなどが重なってしまうため、不公平感が生まれてきやすいデメリットもあります。

朝礼での情報共有での良い点と悪い点

朝礼での情報共有に関しての良い点は、特に、現在のテレワーク環境下では雑談の機会になる点、メンバーの業務が把握しやすい点です。

悪い点は、大人数の組織だと運用が難しくなる点です。

また、ある程度話す目的と内容のルール決めをしておかないと、かなり長い時間当事者同士で話をして他のメンバーの時間を奪ってしまう状態になります。

さいごに

ご紹介した内容が何か組織の壁を乗り越えるヒントになれば幸いです。

弊社で扱っているCardPicksというナレッジシェアツールはコンテンツやナレッジを部門やチームを超えて共有することができるツールです。

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