【ツールも紹介】紙文書の電子化のメリット・デメリットを徹底解説
目次
はじめに
「紙文書の管理が大変、、、」
「必要な紙文書をすぐに探すことができない」
「紙文書をクラウド化するとどんなメリットがあるんだろう？」
など、紙文書の管理に関してお悩みをお持ちの方も多いのではないでしょうか。
しかし紙文書を電子化した時のメリットをあまりイメージできない、という方も多いと思います。
そこでこの記事では、そのような初めて紙文書の電子化を検討されている組織向けに、紙文書を電子化することによるメリットとデメリットをお伝えしていきます。
それでは早速内容をみていきましょう。
「e-文書法」と「電子帳簿保存法」に該当する書類かチェックする
紙文書を電子化することを考えるにあたり、電子化しようとしている紙文書が「e-文書法」と「電子帳簿保存法」の該当するかをチェックしましょう。
なぜチェックするかというと、これらの法律に該当している紙文書を電子化する場合、技術的な要件や申請を行う必要があるためです。
それぞれの概要は以下のような形になります。
e-文書法とは
保管が義務づけられている帳簿、請求書、領収書の書類を紙での保存だけでなく、電子化での保存を認める法律です。
電子化を検討している紙文書がこちらのe-文書法に該当する紙文書の場合、検索性の担保やバージョン管理など技術的な要件定義が定められています。
電子帳簿保存法とは
帳簿や国税関係書類を電子化し保存することを認める法律です。
こちらに該当する紙文書を電子化する場合、税務署長などに申請して承認を得る必要があります。
紙文書を電子化することによるメリット
それでは具体的に紙文書を電子化するメリットをみていきましょう。
保存スペースや保存コストの削減
紙文書を電子化することにより、今ままで紙文書を保管していたキャビネットや保管室のスペースやコストを削減することができます。
検索性の向上
文字検索やタグ検索を利用することで、紙文書での保管に比べ、検索性が大きく向上します。
複数人同時に利用可能
電子化する方法にもよりますが、複数人で同時にその文書を利用することが可能です。
これにより、文書の共同編集や同時閲覧を行うことができます。
印刷コスト削減
パソコンやiPadから文書を確認することができるので、会議などで同じ書類を印刷するなど、印刷コストが削減されます。
営業活動の効率が上がる
こちらは営業部の内容になります。
パンフレットや提案書、価格表を電子化することにより、iPadや出先でそれらを確認することができます。
これにより、お客様から出先で質問を受けた場合にも、パンフレットや価格表を会社に取りに戻るといった手間がなくなります。
紙文書を電子化することによるデメリット
では、次に紙文書を電子化することによるデメリットをみてみましょう。
紙文書に比べ、見にくいケースが多い
閲覧する端末にもよりますが、やはり紙文書に比べ見辛いケースが多いです。
特に画面のサイズが小さい端末を使用していると、このデメリットを感じやすくなります。
手書きによるメモができない
ちょっとしたことを、手書きでメモすることができません。
そのため、メモが必要な場合は端末からメモを入力することが必要です。
操作方法を覚える必要がある
初めて紙文書を電子化した場合は、電子文書の格納先のクラウドやサーバーの操作方法や、電子文書の格納のルールを覚えなければいけません。
さいごに
弊社ではCardPicksというナレッジや文書などのコンテンツを簡単に管理・共有できるツールを扱っております。紙書類の電子化をご検討されている方は、気軽にご相談ください。
