共有フォルダを整理するときの8つの原則

はじめに

「どこに目的のファイルがあるかわからない、、、」
「同じようなファイルがいくつもあり、どれが最新のファイルかわからない、、、」

共有フォルダの整理をもっとうまく行い、もっと仕事の効率をあげていきたいとお悩みの方も多いのではないでしょうか。

この記事ではそんなお悩みを解決するため、共有フォルダ整理のポイントをあげていきます。

具体的には、記事の前半で共有フォルダを整理することによるメリットを、後半では共有フォルダ整理のポイントをお話ししていきます。

では、さっそく内容をみていきましょう。

資料の作成や検索時間は1ヶ月あたり25時間

ビジネスパーソンが書類などの探し物を探すために、かなりの時間を使っています。

例として営業組織をみてみると、営業資料の作成や検索に営業担当者一人当たり毎月約25時間以上かけているというリサーチ結果が出ています。（Docurated社によるリサーチ）

この様な資料の作成や検索に関しての課題は、営業組織だけの課題ではなく、どの部署でも起こっている会社全体としての課題です。

共有フォルダを整理することによるメリット

共有フォルダをうまく整理すると上記の課題を解決し、以下の様なメリットを享受することができます。

作業効率が向上

検索性が上がり、目的の資料にたどり着きやすくなります。

0ベースで資料作成を行う必要が無くなったり、検索時間が削減されるため作業効率自体が向上します。

インプットやアウトプットの質が向上

検索性が向上することにより、他のメンバーが作成した質の高い資料を活用することができるようになるため、インプットとアウトプットの質が上がります。

以上のように、共有フォルダを整理することで大きなメリットを享受することが可能です。

共有フォルダ整理のポイント

では次に共有フォルダ整理のポイントをみていきましょう。

目的と業務フローに沿ったフォルダ設計を考える

一番重要なポイントは共有フォルダの目的を決めることになります。

例えば、営業組織であればノウハウのシェアをするためなのか、それともプロジェクトごとにすぐに必要なファイルを参照できるようにしたい、などです。

目的により、共有フォルダの設計内容が異なるため、共有フォルダ運用の目的をまず最初に決めましょう。

目的が決まった後に、実際の業務フローを考慮して、具体的なフォルダの設計を行います。

共有フォルダの運用ルールを周知/徹底する

共有フォルダの運用ルールを決め、周知徹底しましょう。

共有フォルダが使いづらくなる大きな原因は、共有フォルダの運用目的が決まっておらず手元にあるファイルをとりあえず格納してしまう点と、共有フォルダを利用しているメンバーが運用ルールを守れない点にあります。

特に運用ルールの徹底に関しては、人数規模が大きくなるほど徹底することが難しくなるので注意が必要です。

ファイル名の付け方に一貫性を持たせる

ファイルの命名ルールを統一します。できるだけ短くファイル名をつけることがおすすめです。

例えば、「番号_日付_ファイル名」などの命名ルールになります。

フォルダ階層を深くしすぎない

フォルダの階層が深くなりすぎない様に注意しましょう。

階層が深くなると探しづらくなるため、そもそもファイルを探さないなどの行動も起こりやすくなります。

階層の目安としては2~3階層までを目安に設計します。

「最新」や「New」などの命名を禁止する

新しく作成したファイルを「最新」や「New」、「最新版」などの命名をしない様にします。

新しく作成したファイルに「最新」などの表記を追加していく形をとると、「最新」というファイルがどんどん増殖してしまい、最終的に収拾が付かなくなるためです。

そのため、新しいファイルを作成した際は、古い資料を「Old」や「過去資料」など命名しアーカイブする様にします。

アクセス権限の設定

アクセス権限が必要な場合はアクセス権限を設定します。
例として、人事部のみ、マネージャー以上のみ閲覧可能などです。

保存とバックアップ、不要なファイルを削除する

保存とバックアップ、不要なファイルを削除することを期間を決めて実行していきます。

特に定期的に使われていないファイルを削除していくことが、鮮度が高く有効なファイルを選別する上で重要です。

管理者を立てる

共有フォルダをベストな形で運営するには管理者を立てて、運用ルールの周知徹底や不要なフィイルを削除していくことが望ましいです。

さいごに

ここまでご覧頂きありがとうございました。
こちらの記事が皆様のお役に立てましたら幸いです。

また、フォルダ管理が大変だと感じたら、専用のクラウドサービスを導入するのも一つの手段です。

弊社で扱っているナレッジシェアツールの「CardPicks」は、上記であげた共有フォルダの整理のポイントを抑えて設計されています。

また、共有フォルダ設計で一番重要な、目的と設定と貴社の運用フローに合わせた共有フォルダ設計のお手伝いもしております。

貴社の目的に合わせた形でサポートメンバーがご案内しますので、お悩みをお持ちの方は気軽にご相談ください。