ビジネスを加速させるためのナレッジマネジメントツール3選を紹介
ナレッジマネジメントは、社内の関係者が保持している製品やサービスに関する知識や顧客情報、過去の提案資料などの業務ノウハウを共有する事で、生産性を向上させ企業として競争力を強化していくための考え方です。
ナレッジマネジメントの必要性
現在のビジネス環境はめまぐるしく変化しており、新人に対して長い時間をかけて育てる余裕は多くの会社にはありません。キャリアの考え方も多様化しており、終身雇用制度の限界も見える中で転職は珍しくなく、今後ジョブ型雇用へのシフトにより、一層拍車がかかると想定されています。
ナレッジマネジメントを通して、知識や経験を社員個人に依存している「暗黙知」の状態から、言語化・構造化し組織として共有が行える「形式知」の状態へ転換していくことが重要です。有益な情報を「形式知」として蓄積・共有する事により、会社全体として生産性の向上を図り、優秀な社員が転職した場合の影響を軽減する狙いがあります。
ナレッジマネジメントツール
導入を検討する際にゼロからナレッジマネジメントに着手する事は多大な時間とコストを要し得策ではありません。
ナレッジを蓄積・共有する事に特化したナレッジマネジメントツールを活用する事で効率的な導入が実現できます。
各社がリリースしているツールにはそれぞれ特徴がありますが、大きくは以下に記載する3点の機能が軸となります。
【機能】
・ナレッジを抽出し、登録するためのプラットフォーム
・必要なナレッジを特定するための検索機能
・社内のコラボレーションを促進するためのコミュニケーションプラットフォーム
ここからは、市場での評価が高いナレッジマネジメントツール7選を紹介していきます。
1.Confluence
60,000を超えるユーザが利用するATLASSIAN社のサービスです。チームが共同作業を行うワークスペースを定義し、コラボレーション・情報整理を一元化できます。
ドキュメントは「ページ」と呼ばれて管理され、プロジェクト計画や議事録などの様々な種類に対して、上質なデザインで最適化されたテンプレートが用意されています
ATLASSIAN社のソフトウェアであるJiraやTrelloを含む、豊富なツールとの連携機能が用意されている点も特徴です。
特徴
・チームのサイロ化を解消
・全ての情報を1 か所に整理
・会話をアクションに変える
・オープンなチームワークの文化を構築
2.Yammer
YammerはMicrosoftが提供しているコミュニケーションサービスです。Fortune500企業の85%がコラボレーションにYammerを利用している圧倒的な実績があります。洗練されたデザインや操作性を持ち、組織内の連携を高めてコミュニケーション強化を実現します。
Microsoftの関連アプリケーションとのシームレスな連携はもちろんですが、表示画面上で多言語翻訳を行う機能も有しており、場所や国という壁も超えて、コラボレーションを実現します。
特徴
・オープンかつ動的なコミュニケーション
・Fortune 500 企業の 85%が利用
・Microsoft製品とのシームレスな統合
・信頼できるセキュリティとコンプライアンス 単体ではなく、Office365の機能として提供
3.CardPicks
CardPicksは株式会社MEBUKUが提供する提供するサービスで、ナレッジの蓄積から共有までをワンストップに管理します。シンプルで洗練されているデザインのため、ITリテラシーが高くない方でも直感的な操作が可能です。
ナレッジを蓄積する際には、業界や資料用途、提案金額などの任意のタグを登録します。タグを活用した資料検索を実現し、所要時間の大幅に短縮、業務の効率化が図れます。
サービス導入工程において、最適な利用方法を模索するための設計作業や既存情報のデータ移行作業についても充実したサポート体制を用意している点が大きな特徴です。
特徴
・あらゆるナレッジを形式問わず、簡単に蓄積
・タグ情報の活用による、効率的な資料検索
・わかりやすくシンプルな機能・デザイン
・専任のサポートチームによる導入支援
まとめ
ツールを選定する際のポイントについて一例として以下にまとめます。
【選定のポイント】
・自社の課題（蓄積・共有・コミュニケーション等）を理解し、適した製品を選択する
・社員のITリテラシーを考慮し、スキルレベルに合ったものを選択する
・運用デバイス（PC、タブレット、スマホ等）に対応しているツールを選択する
・サービス提供会社の支援可否を含めて、構築／運用体制を検討する
選定にあたっては無理に高機能なものを選ぶのではなく、自分の会社の状況に適したツールを選定する事が重要です。ツールを活用し、会社が持つ潜在能力を開放しましょう。
