議事録の目的と作成で押さえるべき4つのポイント

はじめに

「この打ち合わせの内容、議事録にしておいてくれない？」など、議事録作成を上司から依頼され困ったという経験をお持ちの方も多いのではないでしょうか。

打ち合わせ内容を簡潔にまとめる議事録ですが、意外と作成が難しく、頭を悩ませます。

今回の記事では、そんな議事録作成において、最低限押さえるべきポイントを説明していきます。

では、さっそく内容をみていきましょう。

議事録の目的

議事録作成のポイントをお伝えする前に、まずは議事録の目的から説明します。
議事録作成の主な目的は以下の3つになります。

1.情報共有

会議に参加していないメンバーへ打ち合わせでの決定事項や、話し合いの内容の情報共有が目的です。

2.忘備録

議事録で打ち合わせでの決定事項や話し合いの内容を記録することにより、打ち合わせメンバーが打ち合わせした内容を忘れないための忘備録としての目的があります。

3.やることの明確化

決定事項に対して、やるべきことを記載することで、次回までにそれぞれのメンバーが行うべきネクストアクションが明確になります。

議事録作成で押さえるべきポイント

ここから議事録作成で最低限押さえるべきポイントを解説していきます。

会議の目的の把握

まず最初に会議の目的を把握しましょう。

会議の目的を事前に把握することにより、打ち合わせ中の発言が会議の目的に関係のある発言かどうかの区別がしやすくなります。

関係ない話に関してはメモを取らないようにすることができるため、メモする労力と、メモの量自体も減少するため後から内容をまとめやすくなります。

フォーマットの統一

議事録のフォーマットが統一されておらず、作成を任されたメンバーが各々の形で議事録を作成している組織もあります。

このような状態だと、メモの内容を議事録にまとめるにも時間がかかりますし、他のメンバーが作成した議事録を読み込まないと、どのようなことが書いてあるか把握できません。

議事録は情報共有が目的の一つなので、メンバーが簡単に内容が把握できるようフォーマットを統一し内容把握の負荷を軽減することが望ましいです。

簡潔に記載する

内容に関しては、短く簡潔な説明を意識しましょう。

情報を共有することが一番の目的であるため、簡潔な文章で伝えていくこと重要です。

記載すべき4つの項目を網羅する

以下の記載すべき4つの項目を網羅するようにしましょう。

1.議題

今回の会議がどのような内容を話すためのものなのか。
話し合いの議題を記載します。

2.決定事項

会議を行った結果、どのようなことが決定したのか。
会議の決定事項を記載します。

3.to do

会議で決定した内容を実行するための具体的なto doリストです。

こちらのto doリストに関しては、to doの横に担当者名と期限を記載しておくと、後ほど見返した時に「誰がいつまでに担当すべき業務かがわからない」といったことがなくなります。

4.5w1h、議論のメモ

When（いつ）、Where（どこで）、Who（誰が）、What（何を）、Why（なぜ）、How（どのように）を意識して項目を作成します。

例えば、会議の日時や場所、参加者などです。

また、余裕があれば議論された内容もメモすると、決定事項に至った理由を把握することができるようになります。

まとめ

まとめると、議事録作成の目的は1.情報共有、2.忘備録、3.やるべきことの明確化であり、それらを満たすため議事録作成の重要なポイントは1.会議の目的を把握する、2.フォーマットの統一、3.簡潔な記載、4.記載すべき4つの項目を網羅することになります。

議事録作成に正解はないので、こちらの記事を参考にぜひ自社組織に適した議事録を作成してみてください。

ここまでご覧頂きありがとうございました。