オンラインストレージを比較！法人向けや無料ツールなどを紹介【2020年版】

遠距離の勤務では、USBやハードディスクを受け渡しできず、データの共有に課題を抱えている法人も少なくありません。

そこで役立つのがオンラインストレージです。各データをオンラインで共有・管理できます。ただ、さまざまなツールがあって選び方に迷っている方もいるのではないでしょうか。

そこで今回は、データの共有に役立つオンラインストレージの選び方をご紹介します。各ツールの概要も紹介するので、オンラインストレージを導入する際に比較してみるとよいでしょう。

オンラインサービスの選び方

オンラインサービスの選び方を間違えると、利用していくうちにトラブルが生じます。選ぶ際に最低限着目すべきポイントを紹介します。まずは、選び方の前にオンラインサービスの概要についておさらいしましょう。

そもそもオンラインストレージとは？

オンラインストレージとはネット上でデータを共有できるサービスです。複数のデバイスからデータにアクセスでき、同時にデータを編集できます。

文書をはじめ写真、動画などを共有でき、フォルダやファイルごとにアクセス権を設定することで、セキュリティー対策を施すことも可能です。

選ぶポイントは？

オンラインサービスを選ぶ際のポイントは下記の通りです。

ポイント1．データ容量

オンラインストレージを選ぶ際に重要な指標がデータ容量です。データ容量を確認しないと、途中で保存できなくなってしまいかねません。普段使っているファイルの容量や、ビジネスチームの規模などをふまえて、サービスを選択しましょう。

ポイント2．保存できるファイル形式

企業で取り扱うデータにはさまざまなファイル形式があります。いくら容量が大きいオンラインストレージでも、管理したいデータの形式に対応していなければ無意味となりえます。

オンラインストレージを導入する場合は、保存できるファイル形式を事前に把握しておきましょう。

ポイント3．セキュリティー

オンラインストレージはデータを気軽に管理・共有できる点に強みがありますが、セキュリティー対策が施されていないと、情報漏洩のトラブルが生じかねません。

仮に顧客の情報が漏洩してしまえば、法人としての信頼も失ってしまうでしょう。安心してデータを管理できるよう、セキュリティー対策にも着目することをおすすめします。

ポイント4．サポート体制

ハードディスクやUSBなどは、視覚的に見える機器にデータを保存するので、使い方がわかりやすいといえます。一方、オンラインストレージは機器として視認できないので、はじめての利用だと使い方がわかりづらいかもしれません。

月額料金を支払って有効活用できなければ損をしてしまいます。不安な方は、使い方までサポートしてくれるサービスを利用するようにしてください。

オンラインストレージを比較

さまざまな企業がオンラインストレージを提供しており、何を選べばよいのか迷ってしまう方もいることでしょう。そこで、オンラインストレージを比較できるように代表的な5つのサービスについて概要をまとめました。

サービス1．CardPicks（カードピックス）

CardPicks（カードピックス）は社内の資料や情報、ノウハウを一元管理できるオンラインストレージサービスです。CardPicksの魅力は形式を問わずに情報を蓄積・整理できることです。資料だけでなく、動画、マニュアル、ウェブ記事などを共有可能です。

また、無料のデモンストレーション体験を提供しており、実際にツールに触れて使いやすさを知ることもできます。オンラインストレージサービスがはじめての法人でも安心して利用しやすいといえます。

仮に導入担当者がいない場合でも、設計やデータ移行などについて専任のチームがサポートしてくれます。ほかのサービスと比べて導入のハードルが低い点もCardPicksの特徴です。

サービス2．GoogleDrive（グーグルドライブ）

GoogleDrive（グーグルドライブ）はGoogleが提供しているオンラインストレージです。無料でも15GBまで保存できるので、個人でも法人でも気軽に導入しやすい点が便利といえます。

GoogleDriveに保存したデータを共有するときは、リンクを相手に送信するだけで済みます。その際、共有相手に対して権限を付与することで、コメントや編集などの操作を制限できます。

利用する際にはGoogle専用のアカウントを解説しなければなりません。ただ、Google専用のアカウントをすでに開設しているなら、ほかのサービスと比べてスムーズにオンラインストレージを利用できるでしょう。

サービス3．Box（ボックス）

Box（ボックス）は業務を1箇所に集約できるオンラインストレージサービスです。顧客からの信頼を得られるよう、セキュリティー分野に注力しているのが特徴です。

継続的な内部モニタリング、定期的な脆弱性スキャン、ネットワーク侵入検知システムなどに投資し、企業のネットワークやファイルのセキュリティーを維持しています。

ユーザーの履歴を追うことも可能で、情報漏洩を防ぎやすく、法人が利用するのにもピッタリといえます。容量が無制限で、ストレスフリーに活用できる点も強みといえるでしょう。

サービス4．Dropbox（ドロップボックス）

Dropbox（ドロップボックス）は、世界初のスマートワークスペースとして知られるオンラインストレージです。

WindowsやMacなどのデスクトップアプリや、iOSやAndroidデバイス用のアプリからストレージにアクセスできます。また、ウェブブラウザからもアクセスできるので、デバイスさえあれば場所を問わずにデータを活用できます。

各ユーザー向けにおすすめのファイルやフォルダがカスタマイズされるので、必要なファイルにサッとアクセスできるのも魅力的です。

また、セキュリティー面にも強みがあり、遠隔削除に対応しています。離れた場所にあるデバイスのデータを削除できる機能です。デバイスを紛失したり、盗難したりした場合にも情報漏洩を回避できます。

当然、DropBoxのアカウントからはデータは削除されないので、再び新しいデバイスにファイルを同期することが可能です。

サービス5．Amazon Drive（アマゾンドライブ）

Amazon Drive（アマゾンドライブ）はネット通販大手のAmazonが提供しているオンラインストレージです。Amazonを利用している場合、5GBまで無料で利用できます。

対応しているファイル形式は、PDF、DOCX、ZIP、JPEG、PNG、MP4などです。写真だけでなく動画ファイルの形式にも対応しているので、映像の管理にも役立つことでしょう。

利用する際は、WEBブラウザからAmazon Driveのページにアクセスして、Amazonのアカウントでログインします。ファイルをドラッグしてウィンドウにドロップするだけでアップロードすることが可能です。

大手企業によるサービスなので、オンラインストレージの信頼性を重視する方に適しているでしょう。

オンラインストレージでビジネスの課題を解決！

以上、オンラインストレージの選び方と代表的なツールを紹介しました。中には導入したいと思えるツールもあったのではないでしょうか？自社の環境やプロジェクトの規模などをふまえてぜひ導入してみてください。抱えている課題を解決する糸口になることでしょう。