オンライン商談での議事録作成のポイント徹底解説

はじめに

テレワークへの移行もあり、対面商談からオンライン商談に切り替えたという営業組織も多いのではないでしょうか。

オンライン商談の場合、対面の商談よりも移動時間がなくなる分、商談数の増加や、具体的な検討があまり進んでいないお客様との商談も増えてくると思います。

そのため、「提案内容をお客様があまり覚えていない」「商談数が多く、商談内容の細かな部分が思い出せない」など、対面の商談と違った難しさがオンライン商談にはあります。

そのような悩みの解消には、議事録を商談毎に作成しお客様と共有することが意外と有効です。

今回の記事では、そのようなオンライン商談で議事録を作成する重要性を説明し、議事録を作成する上で抑えておいた方良いポイントを記載していきます。

それでは内容をみていきます。

オンライン商談で議事録作成が重要な理由

ここではオンライン商談での議事録を作成することが重要な理由について、順にみていきます。

オンライン商談の内容は記憶に残りづらい

対面での商談と異なり、オンラインでの商談の内容は記憶に残りづらいです。

これは対面に比べ商談時間が短くなる点や、営業の仕方によっては営業内容が頭に入りづらいことが原因として挙げられます。

商談後に作成した議事録をお客様に共有することで、お客様が自社サービスで解決できる課題を改めて確認する機会を作ることができます。

整理することでお客様との共通認識が生まれる

議事録の作成は商談内容を整理することになる為、お客様がどんな課題を感じているか、その課題を解決する為にはどのようなことをすべきか、など課題感の共通認識に繋がります。

また、言った・言わないなどのクレームに繋がる恐れのあるサービス理解に関してのズレも防ぐことに役立ちます。

to doの設定で次回のアプローチが明確になる

to doを記載することで、ネクストアクションが明確になります。

これにより、この案件に関しては今後どのように追っていくのかチーム内で明確になります。

再アプローチした際にお客様が思い出しやすい

長期見込みや失注した案件に関して、時期を置いて再度アプローチをする場合、前回商談のタイミングで送った議事録メールに被せてメールを送ることで、お客様がどのような商談だったか思い出す手助けになります。

報告として議事録をそのまま社内に展開できる

お客様に送る議事録は、そのまま報告用として社内に展開できます。

これにより、案件報告や営業日報などの報告を0ベースで作成する必要がなくなる為、業務効率を上げることができます。

議事録作成のポイント

オンライン商談の議事録作成はメリットが多い為、ぜひ実行したいものです。
ここでは、そんな議事録作成のポイントをみていきましょう。

フォーマットを統一する

チームで議事録作成の運用を行う場合、議事録のフォーマットや入力項目を統一することがおすすめです。

フォーマットを統一することにより、作成時間が短くなることはもちろん、ヒアリング項目が統一される為、担当ごとにヒアリングする内容が異なるなどの営業のムラが少なくなります。

また、同じフォーマットで入力することにより、社内展開した際も他のメンバーが作成した議事録内容を把握するための労力が小さくなります。

5w1hを記載する

5w1hとは以下の頭文字をとったものです。

When（いつ）
Where（どこで）
Who（誰が）
What（何を）
Why （なぜ）
How（どのように）

上記の内容を盛り込み議事録を作成します。

要件整理の項目を記載
商談で出てきた必要要件を整理し、要件定義としての項目を設定することをおすすめします。

これにより、お客様とのサービスの認識のズレが少なくなります。

to doの記載

ネクストアクションの記載です。

お客様側で行っていただくネクストアクションもある為（社内への確認など）、to doの項目の横に担当者名を記載しましょう。

懸念点の記載

お客様が懸念されていた内容を記載します。

こちらに関しては、記載して終わりではなく、to doで懸念点を解消するアクションを用意するのがおすすめです。

例えば「費用対効果が懸念」ということであれば、費用対効果のシュミレーション表を用意するなどが挙げられます。

さいごに

以上のようにオンライン商談では議事録を作成し、お客様に議事録を共有することで様々なメリットを教授することができます。

また、社内での共有やナレッジシェアの意味でも、議事録の作成と共有は有効です。

ぜひ、オンライン商談での議事録作成にトライしてみてください。