何のための情報共有？目的別の営業組織の情報共有ツールを紹介
目次
はじめに
営業組織で情報共有のツールを調べた時に、多くのツールの種類があり困惑した方も多いのではないでしょうか。
説明を聞いても、自社の組織に合うかどうかの判断は難しいものです。
そこで、この記事では自社にあった情報共有ツールが選びやすくなるよう、ツール選定を行う上での重要なポイントをご紹介します。
具体的には、ツール導入の前に目的を決めることの重要性を説明し、後半では情報共有ツールの種類ごとにメリット、デメリット、向いている情報共有の目的をお伝えしていきます。
この記事は以下のような方におすすめです。
・営業組織で情報共有を考えているがどうするべきかわからない
・情報共有の各ツールのメリット、デメリットをざっくり知りたい
それでは早速内容をみていきましょう。
営業組織で情報共有を行うメリット
最初に情報共有を行うことによるメリットをお話しします。
情報共有によるメリットは、以下のようなものがあげられます。
・ベストプラクティスの共有による業務効率の向上
・適切な案件管理やプロセス管理による失注の減少
・特定の担当者が顧客を抱え込むなどの属人化の解消
・ノウハウ共有による営業メンバーの成績の平準化
・ナレッジ蓄積による社内問い合わせコストの削減
目的を決めることが重要
上記のように、情報共有には様々なメリットがあります。
情報共有を行う上で必要となるのが情報共有ツールですが、ものによって得意な情報共有の領域が異なります。
そのため、ツールを導入する前になんのために情報共有を行うのか目的を定めることが重要です。
目的を定めた後に、その目的達成に適したツールの導入を検討していきます。
また、この時いきなりツールを導入するのではなく、スモールスタートのような形で小さく始めることがおすすめです。
例えば、全社導入ではなくチームや部署単位でまずは小さく試してみるなどです。無料のツールや、ツールのお試し期間を利用してテストしてみるのも良いでしょう。
運営した結果、管理者がいないと運営できないといった情報共有の課題が見えてくることもあるので、そのような場合は外部からのリソースを調達することも視野に入れる必要があります。
ツールごとのメリット、デメリット、向いている情報共有の目的
それではさいごにツールごとのメリットとデメリット、向いている情報共有の目的をお伝えします。
チャットツール
チャット形式でコミュニケーションを行うツールです。
LINE WORKSやSlackなどが代表的です。
メリット
チャットツールのメリットは1:nのコミュニケーションや、メールに比べてスピーディーなやり取りができる点です。
また、場所や時間に縛られずにコミュニケーション出来ることも魅力としてあげられます。
デメリット
共有した情報が流れてしまうため、ナレッジとして蓄積する場合はどこか別の場所に蓄積する必要があります。
フォルダ管理ができるコミュニケーションツールもあるので、そちらでナレッジを蓄積することも可能です。
向いている情報共有の目的
・1:nのコミュニケーションを行う
・メールよりもコミュニケーションのスピードを上げる
・テレワーク状況下でのコミュニケーション
営業支援システム
営業を効率化していくためのシステムです。Salesforceなどが代表的なツールであり、案件管理や分析などの幅広い営業支援が可能です。
メリット
案件管理や案件の状態共有が行いやすくなります。
また、パイプライン管理を行う場合、営業プロセスのどの部分での歩留まりが多いかを可視化できます。
歩留まりが多い営業プロセスにテコ入れを行うことで、営業組織全体の生産性を引き上げることが可能です。
向いている情報共有の目的
・案件管理
・案件ごとの情報共有
・営業プロセス管理
・売上予測
ナレッジシェアツール
ナレッジやノウハウなどを蓄積し、共有していくためのツールです。社内wikiやコンテンツマネジメントシステムなどがナレッジ共有ツールとして使用されています。
弊社で扱っているCardPicksはこのナレッジシェアツールにあたります。
メリット
ノウハウやナレッジを蓄積、共有することに特化しているので、必要な時に必要なノウハウやナレッジに辿り着きやすい
デメリット
古いノウハウや間違ったナレッジを精査する、活用されやすい形で保管する、活用を促すなどを行う必要があります。
そのため、管理者が必要になります。
もちろん管理者を立てなくてもノウハウやナレッジの蓄積はできますが、蓄積したノウハウやナレッジを誰も使わなくては意味がありません。
蓄積だけで終わらせないため、管理者を立てることがおすすめです。
向いている情報共有の目的
・社内FAQ
・ベストプラクティスの共有
・資料共有
さいごに
情報共有のツールの導入をいきなり検討する前に、まずは自社の情報共有の目的をしっかりと定めましょう。自分たちだけではなかなか適した情報共有の仕組みがわからないという場合は気軽にお問い合わせください。
弊社では、このような情報共有の仕組み作りのお手伝いもしております。
過去の弊社の情報共有の仕組みづくりの事例はこちらよりダウンロードできます。
