テレワーク時代に仕事の効率をあげる8つのアイデア
目次
はじめに
自分の仕事やチーム全体の仕事の効率をあげて、残業時間の短縮や自分のプライベートの時間の確保をしたいと考えている方も多いのではないでしょうか。
今回の記事では、仕事の効率性を上げるためのアイディアを紹介していきます。
合うアイディア、合わないアイディアは環境や業務により異なると思いますので、ご自身に合いそうなアイディアをお試し下さい。
この記事は以下のような方におすすめです。
・仕事の効率を上げるアイディアを探している
・テレワーク環境下でもできる仕事の効率化のアイディアを知りたい
また、この記事は仕事の効率を上げるアイディアを職場編と自宅編にわけて記載しています。
これらの内容をまとめたPDF資料もこちらから無料ダウンロードできますので、よろしければダウンロード下さい。
それでは内容をみていきましょう。
仕事の効率をあげるアイディア〜職場編〜
ここでは職場でできる仕事の効率を上げるアイディアを取り上げていきます。
①メールやチャットの閲覧時間を決める
メールやチャット、SNSなどコミュニケーションツールは便利な反面、時間泥棒にもなり得ます。
自分の業務とはあまり関係のない内容を眺めてしまい、いつの間にか時間が経過してしまったという方も多いでしょう。
メールやチャットなどは自分にメンションがついたもの以外、決められた時間に内容を閲覧することで優先順位の高い業務を進めることが可能になります。
②軽い仕事と重い仕事は日を分けて行う
質的に軽い仕事と、思考することが必要で質的に重い仕事に関しては日にちを分けましょう。
重い仕事は一日集中して行う、軽い仕事は週末にまとめて行うなど、仕事の質で作業日を分けることにより思考を切り替える認知的な負荷や、業務が中途半端な状態で終わることを防ぐことができます。
③定期的に行う仕事は自動化を考える
定期的に発生する仕事は自動化を考えましょう。
特に行う手順が決まっているものや、単純な業務であるものは自動化できる可能性があります。
自動化の手段としては、ツール（無料や有料）の導入や外部委託などが考えられます。
④デスクトップを定期的に整理する
デスクトップはファイルが溜まりやすい場所です。
古いファイルがデスクトップ上に溜まっていると、いざ必要になった時に目的のファイルが見つからないことや、古いファイルを間違って使用してしまう可能性があります。
そのため、デスクトップで定期的に整理し、必要なファイル意外なない状態を心がけましょう。
仕事の効率を上げるアイディア〜自宅編〜
ここからは自宅でできる仕事の効率を上げるアイディアを紹介します。
テレワークで在宅勤務されている方や、休みの日に独学や仕事をされている方におすすめのアイディアです。
⑤ホワイトボードを設置する
企画を立案するなど、クリエイティブな作業が多い方におすすめです。
ホワイトボードを設置することにより、以下のようなメリットがあります。
・アイディアが思いついたら、すぐに書き出すことができる
・フォーマットを気にせずアイディアを自由に記載できる
・修正が簡単
・思考の発散と収束が行いやすい
⑥散歩する
インスピレーションを得るために、散歩は効果的です。
スタンフォード大学大学院教育学研究科のダニエル・シュワルツ教授と教育心理学博士課程の卒業生であるマリリー・オペッツォらは、座っている時に比べ歩いているときの方が人は想像力が60%向上していることを発見しています。
気分転換にもなるので、仕事で行き詰まった際には散歩を試してみて下さい。
⑦Twitterのアカウントを整理する
情報取得の有効な方法の一つにTwitterがあげられます。
Twitterのアカウントを定期的に見直し、その時に自分が必要としている情報が入ってくるようにアカウントを整理しましょう。
リスト機能を活用して、アカウントを整理することがおすすめです。
⑧ナレッジは蓄積し、使える状態にしておく
テレワークで特におすすめなのが、このナレッジの蓄積です。
お客様からの問い合わせや、新しい業界知識など、誰かが新しく取得した知識をメンバー全員が確認できる場所に蓄積しておきます。
そうすることで、何か困ったことがあった際にはその場所から問題解決のナレッジを探すため、無駄なコミュニケーションコストを削減することが可能です。
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