提案資料の共有による資料作成・検索時間の削減と提案力向上

本ページでは、前半で、提案資料の作成・検索にかかっている時間的コストと、CardPicksでの提案資料の共有化によるメリットをお伝えします。後半では、個別の提案資料の共有化をCardPicksで行う使い方事例をご紹介します。

1人あたり約25時間/月を提案書・企画書の作成と検索に費やしている

営業をする際に全く提案資料を使わないという組織もあれば、提案をする際に営業資料の作成は絶対必要という組織もあります。提案資料を使う、使わないに関しては扱っているサービスによって異なりますが、システムやコンサルティング、広告などの無形商材を取り扱っており、かつ提案営業をされる組織が顧客ごとに提案資料を作成することが多いようです。

こういった提案資料の作成や検索には、実は多くの時間が使われています。
Docurated社によるリサーチでは、営業担当者一人当たりが提案資料の作成、検索にかけている時間は稼働時間の15%を占めると記載されています。一日8時間×20日の稼働だとすると、1ヶ月で約25時間、年間で約300時間を提案資料の作成や検索に使っていることになります。

もちろん、この25時間全ての時間を削減することはできませんが、その多くを削減することは可能です。

働き方改革やWith/Afterコロナ時代の営業活動の面からみても、営業担当者一人当たりの生産性を高めることで享受できるメリットは大きいと思いますが、提案資料を共有化することで具体的にどんなメリットが生まれるのでしょう。

提案資料をCardPicksで共有化することによるメリット

日々、営業担当者が作成する個別の提案資料をチームで共有することによって、以下のようなメリットが生まれます。

では、一つ一つ詳細を見てみましょう。

メリット1. 提案資料の作成、検索時間の削減

今までゼロベースで行っていた提案資料の作成を、誰かが作成した提案資料をベースにして提案資料を作成することにで、提案資料の作成時間が削減されます。さらに、CardPicksでは、提案資料を「業界」「顧客の課題」「価格」「提案先の人数規模」などの項目で分類し共有することができるので、自分が担当している案件と近い案件の提案資料が探しやすくなるための検索時間を削減することができます。

メリット2. 過去の良い提案資料のナレッジを利用できる＝営業力・提案力の向上

個別で作成された提案資料には、その営業担当者や案件ごとの考え方やノウハウなどの営業ナレッジが凝縮されています。そのため、自分がこれから提案する案件に類似した過去の提案資料を参照できると、過去の良いナレッジを活用することが可能になります。結果的に一人で考えるよりも提案の幅が広がるため、受注する可能性も高くなります。

メリット3. withコロナに伴うリモート環境下でも、営業ナレッジが共有できる

コロナとうまく付き合っていくために、リモートワークや時短出勤などを導入されている組織も多いのではないでしょうか。リモートワークや時短出勤での問題は、物理的に距離があるため、今までのように過去の似たような事例や提案内容のアドバイスを気軽に上司や同僚に聞くということができなくなる点です。

その対策として、個別提案資料を共有化しておくことで、自分の提案で困ったことがあればまずは自分で調べることができるため、上司や同僚からの提案内容のアドバイスの代替として、ある程度の効果が期待できます。また、CardPicksはクラウドツールなので、リモート環境でも機能します。

CardPicksでの提案資料の共有化の事例

では、実際にCardPicksでどのように提案資料を共有するのか、その使い方をご紹介します。

CardPicksでは、事業や営業スタイルにもよりますが、提案内容に影響する要因ごとにタグを作成し、個別の提案資料を格納する際にそれらのタグを提案資料に紐づけて管理します。こうすることで、提案資料の作成者以外の人でも目的の提案資料を探すことができます。

ある企業は、元々は共有フォルダの中に個別提案資料を格納していくルールでしたが、一年くらい前からこちらのタグでの情報を提案資料に紐付けた管理方法に移行しています。
なぜこのような管理方法に移行したかと言うと、共有フォルダで管理しているときには以下のような問題が発生していたためです。

つまり、提案資料の格納＝蓄積はできていましたが、それを探すことができない＝活用されていない状態でした。

提案資料が探せない＝他の人の提案資料を活用することができない状態なので、上述した資料の作成時間削減や営業ナレッジの共有によるメリットを享受することができません。
これらを是正するために、現在の管理方法に移行しました。

具体的にCardPicksでの提案資料の共有方法をみてみましょう。

タグに関しては、例えば以下のような情報のタグを設計しています。

顧客の課題別のタグであったり、

顧客の業種、人数規模のタグであったり、

提案内容の受注・失注の結果やコンテンツの種類などのタグを作っています。

営業担当者が提案を行う際、これらのタグを自分が担当している案件に合わせてチェックしていくと、タグに合致した過去の提案資料が出てくる仕組みになっています。

実際にタグをチェックして条件を絞り込むと、このような感じで提案資料が表示されます。

選択しているタグの条件だと4つの資料が該当しており、提案資料の詳細内容が右側に表示される仕組みです。

このように個別提案資料を共有することで、「提案資料を格納した人間以外どこにどの提案資料があるのかわからない」「検索軸が人よって違うため、フリーキーワード検索で目的の資料を見つけることができない」といった課題を解決することができます。

さらに個別資料に受注・失注情報も紐付けることにより、「こういった提案を行った時は失注したのか」「この提案はまだ試していないのか」など提案に対してのインサイトを得ることができるようになり、結果的に提案の幅が広がっています。